القاعدة الأهم لزيادة إنتاجيتك في عالم الأعمال اليوم

image-1
تاريخ النشر: 2015-06-19


تكون قد جلست لتقوم بمهمة معينة في العمل، عندما يقوم شخص ما بمقاطعتك، ليطلب منك أن تفعل شيئاً آخر، فتقوم حينها بوضع ما كنت تقوم به جانباً، لتنجز مهمةً أخرى، قبل أن تعود لتكمل المهمة السابقة.

السؤال هنا هو: كم سيكلفك تحويل انتباهك بهذه الطريقة من ناحية الإنتاجية؟

تظهر البحوث أن التحويل بين المهام – حين ننتقل من مهمة إلى أخرى – سيئ للغاية من ناحية زيادة الإنتاجية. ومع ذلك، يقوم الكثير منا بذلك كل يوم، فنتنقل في إنجاز أكثر من مهمة في نفس الوقت، (معتقدين أننا نقوم بذلك بالأعمال بشكل متوازٍ).

في الواقع ليس الآخرون فقط هم من يقاطعنا أثناء عملنا، نحن أيضاً غالباً ما نقوم بمقاطعة أنفسنا خلال القيام بعمل ما، لننتقل إلى القيام بعمل آخر تذكرناه، أو لننجز أمراً ما بعد اتصال هاتفي أجريناه، فيتشتت انتباهنا. فقد نبدأ بالعمل مثلاً على طلب جديد وصلنا عبر البريد الإلكتروني، أثناء قيامنا بعمل آخر، محوّلين مسار عملنا، ونقوم أيضاَ طوال الوقت بتقفد هاتفنا الذكي، لنقرأ ونرد على رسائلنا.

ورغم أن ذلك يضعف الإنتاجية لدينا، إلا أن ” تعدد المهام ” أصبح نمط حياة بالنسبة للكثيرين منا، فنحن نود أن نعتقد أنه يمكننا أن نقوم بعدة أشياء في وقت واحد، ونفعل ذلك لدرجة أن تعدد المهام أصبح هو القاعدة.

فنقضي وقتنا متنقلين بين العمل على هواتفنا، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، أوالأجهزة اللوحية، حيث يعطينا تعدد المهام هذا شعوراً وكأننا أكثر إنتاجية، في حين أن الحقيقة هي عكس ذلك تماماً، حيث أظهرت الدراسات أن تعدد المهام يضعف الإنتاجية، ويمكن أن يستنفذ طاقتنا ويتركنا منهكين. ذلك أنك عندما تتحول من مهمة إلى أخرى، فأنت تستخدم ” تحويل الهدف ” لأنك قررت أن تفعل شيئاً بدلاَ من آخر، و” تفعيل الدور” للتغيير من قواعد المهمة السابقة إلى قواعد المهمة الجديدة، وكل من هاتين العمليتين يكلّف وقتاً، وجهداَ.

 

وفي حين أنه قد تكون كلفة التحويل بين المهام صغيرة نسبياً عند القيام بها مرة واحدة، فإن الكلفة تزداد بشكل كبير في حال بدأنا بالتحويل بشكل متكرر، ووفقاً للخبير ديفيد ماير، يمكن للتحويل بين المهام أن يكلفك ما يصل إلى 40٪ من وقتك الإنتاجي.

وعليه فاذا كنت ممن يتبعون “تعدد المهام” كمعيار في العمل، فإنك في الواقع تخالف واحدة من أهم حيل زيادة الإنتاجية، واذا كنت تريد أن تصبح أكثر إنتاجية على الفور، عليك أن تقوم بشيءٍ واحدٍ حتى إنهائه، دون الانتقال بين عدة مهامٍ مختلفة في وقت واحد.

وفيما يبدو الكلام عن ذلك أسهل من تنفيذه في الحقيقة، فلتطبيق ذلك، نحتاج إلى تطوير مهاراتنا في التركيز الذهني، وتعلم استراتيجيات لتجنب تشتيت الانتباه، وإيجاد طرق لتقليل مقاطعة الآخرين لنا أثناء العمل، وحتماً لا بد أن نجد طريقة للحد من ضرر تعدد الأجهزة على تركيزنا.

وكالات